תמלול בגוגל דוקס צעד אחר צעד

איך מתמללים בגוגל דוקס? תמלול קל ופשוט. יש להיכנס תחילה לחשבון גוגל, ליצור מסמך ואז לשתף אותו עם מי שתרצו. לאר מכן יש אפשרות לצפות בתמלול דרך המחשב או דרך הטלפון הנייד.

טל חי-עם

ינואר 10, 2022
שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp

במה המאמר יעסוק?

  1. הקדמה – מה זה גוגל דוקס. ולמה הוא יעיל?
  2. צעד אחר צעד, איך תמלול בגוגל דוקס עובד?
    • איך מתחילים להשתמש בגוגל דוקס וגוגל דרייב?
    • פתיחת מסמך חדש והגדרות בסיסיות.
    • שיתוף המסמך עם מתמלל / צופים אחרים.
    • שיתוף קישור לצפייה או עריכת המסמך.
  3. אפשרויות הצפייה במסמך גוגל דוקס.
  4. יתרונות וחסרונות לתמלול בגוגל דוקס.
  5. מה הבעיות שיכולות לעלות? מה הפתרונות?
  6. למה הכי חשוב לשים לב בתמלול בגוגל דוקס?
  7. סיכום

1. הקדמה – מה זה גוגל דוקס. ולמה הוא יעיל?

גוגל דוקס הוא מעבד תמלילים בעל תכונות ואפשרויות רבות. השימוש בו דומה לשימוש בתוכנת WORD (וורד), אך ההבדל העיקרי הוא שהמסמכים נשמרים אונליין באינרנט בצורה אוטומטית. למה זה משנה? העובדה שהמסמך נשמר ונערך ברשת, מקנה לו אפשרות לעריכה וצפייה סימולטנית על ידי שני משתמשים ויותר בו זמנית. כך, ניתן להשתמש בתמלול בגוגל דוקס גם לצרכים של תמלול בזמן אמת.

ניתן לצפות ולערוך מסמך גוגל דוקס גם מהמחשב וגם מהטלפון. השימוש בטלפון פשוט ביותר מה שמאפשר צפייה בתמלול בזמן אמת בצורה נוחה וידידותית.

2. צעד אחר צעד, איך תמלול בגוגל דוקס עובד?

קודם כל – כניסה לחשבון גוגל.

בכדי ליצור מסמכי גוגל דוקס יש להיכנס לחשבון גוגל, ניתן להתחבר בלחיצה כאן.

הכניסה נעשית עם חשבון גוגל, אם עדיין אין לך חשבון יש ללחוץ על "חשבון חדש" המופיע בכחול בפינה השמאלית התחתונה של החלון שנפתח.

כעת התחברתם ל-גוגל דרייב. מהו גוגל דרייב? אחסון שניתן לשתף ברשת, דומה ל"המסמכים שלי" בשולחן העבודה רק שניתן לשתף כל תיקייה או כל מסמך עם מי שרוצים.

אם עדיין לא יצרת אף מסמך בגוגל דרייב יופיע החלון הבא ללא קבצים ותיקיות:

מומלץ ליצור תיקיות נפרדות עבור כל נושא. למשל, "קורס מחשבים", או "פגישות ייעוץ לקניית דירה". ניתן לפתוח תיקייה חדשה על ידי לחיצה על הלחצן חדש בסרגל הימני ולחיצה על תיקייה חדשה, או קליק ימני עם העכבר ולחיצה על תיקייה חדשה.

פתיחת מסמך חדש והגדרות בסיסיות

לאחר שנכנסת לתייקה בה את רוצה למקם את המסמך החדש ניתן ליצור מסמך בשתי דרכים. או קליק ימני על העבר ולחיצה על Google Docs:

אפשרות שנייה ליצרית מסמך גוגל דוקס חדש היא לחיצה על סימן הפלוס עם המילה חדש בצד ימין ואז לחיצה על Google Docs.

מיד לאחר הלחיצה ייפתח חלון מסמך גוגל דוקס חדש. הוא נראה כך:

ניתן לראות ששם המסמך בצד ימין למעלה של המסך הוא כרגע מסמך ללא שם:

בכדי לאתר את המסמך לאחר מכן בקלות יש לתת שם מייצג למסמך. למשל: פגישת צוות 10.01.22. עושים זאת על ידי לחיצה עם העכבר על המילים מסמך ללא שם והזנת השם שרוצים לתת למסמך.

ניתן לעצב את הטקסט במסמך בדומה למסמך וורד רגיל. על ידי לחיצה על סימן הפלוס או המינוס ניתן להגדיל או להקטין את גודל הכתב:

המטרה היא לבחור בגודל וסוג פונט שיהיה קריא בזמן התמלול, ניתן לשנות זאת אחר-כך גם תוך כדי התמלול.

 

שיתוף המסמך עם מתמלל / צופים אחרים

עכשיו אנחנו עוברים לכלי החשוב באמת! שיתוף בזמן אמת. אם יצירת המסמך נעשתה על ידך המסמך הזה "בבעלותך". זה אומר שההחלטה מי יוכל לצפות בו ואיך היא שלך.

סוגי ההרשאות שניתן להגדיר למסמך:

  1. צפייה או עריכה על ידי חשבונות גוגל ספציפיים.
  2. צפייה/עריכה על ידי כלל מי שיקבל את הקישור, ללא קשר אם יש לו חשבון גוגל או אם הגדרתם את חשבון הגוגל שלו לצפייה או עריכה.

ההרשאות שניתן להעניק במסמך:

  1. בעלות. ברירת המחדל היא מי שיצר את המסמך.
  2. שותף צפייה. אופציה זו מאפשרת אך ורק לצפות במסמך ללא כל יכולת עריכה.
  3. שותף עריכה. שותף עריכה יכול לכתוב במסמך עצמו, ואף למחוק את המסמך כולו.

 איך משתפים?

קליק שמאלי עם העכבר על "קובץ" ולחיצה על שיתוף:

כעת נפתח חלון בו ניתן להגדיר את סוג ואופן ההרשאה. ברירת המחדל היא שיתוף ספציפיים תוך הגבלת השימוש כך שמי שקיבל את הקישור לא יוכל לצפות במסמך באופן אוטומטי.

אם מטרת המסמך היא להיות פומבית, או שאין רגישות בתוכן המסמך כך שיגיע ניתן להגדיר את המסמך לפתוח לצפייה/עריכה על ידי כלל מי שקיבל את הקישור, עושים זאת כך:

לחיצה על "שינוי ההרשאה לשיתוף עם כל מי שיש לו את הקישור":

כאן ברירת המחדל היא שכל מי שקיבל את הקישור יוכל לצפות במסמך:

ניתן לשנות את ברירת המחדל של אפשרות הצפייה לאפשרות עריכה על ידי קליק ימני עם העכבר על "הרשאת צפייה" בצד שמאל, ובחירה בהרשאת עריכה:

הרשת תגובה היא אפשרות ביניים שתיתן לצופה אפשרות להכניס את התגובות בחלון הערה על גבי המסמך כך שכותב המסמך יוכל להתבונן בהערות לאחר מכן.

במידה ותוכן המסמך רגיש, או שאין כוונה לשתף את המסמך באופן ציבורי, ניתן כמובן להישאר בברירת המחדל. או אם כבר בוצע שינוי שפתח את אפשרות הצפייה או עריכה לכל ניתן ללחוץ שוב על "כל מי שקיבל או קיבלה את הקישור הזה" ולחיצה על "גישה מוגבלת":

כעת נעבור לאפשרות של שיתוף אנשים ספציפיים במסמך.

בכדי לעשות זאת יש להצטייד מראש בכתובת המייל של מי שתרצו לשתף. יש ללחות על הוספת אנשים וקבוצות ולהקליד את כתובת המייל שלו או שלה.

ברירת המחדל היא שיתוף האנשים לאפשרות עריכה. אחרי בחירת את כל האנשים שברצונך לתת גישה למסמך, ניתן לבחור אם לשתף אותם כשותפי עריכה או שותפי צפייה. ניתן לשנות את האפשרויות על ידי לחיצה על "הרשאת עריכה" ואז לחיצה על "הרשאת צפייה" או "הרשאת תגובה".

כעת ניתן לבחור אם בעת השיתוף לשלוח הודעה למשתתפים או לא. זאת על ידי סימון או ביטול ה-V הקטן שליד "שליחת הודעה לאנשים":


ברירת המחדל היא לשלוח הודעה לאנשים. אם בחרת באפשרות הזו, המשתמשים ידעו ששיתפת אותם לאחר הלחיצה על שליחה. ההודעה שתכתבי בתיבת ההודעה שבמרכז חלונית השיתוף תשלח אליהם ישירות. הודעה לדוגמה:

רק לאחר לחיצה על כפתור "שליחה" במידה ובחרת להודיע לאנשים עם הודעה או לחיצה על "שיתוף" אם בחרת שלא להודיע, ההגדרות השיתוף יישמרו.

שיתוף קישור לצפייה או עריכת המסמך

בכל אפשרויות השיתוף השונות ניתן לשתף את הקישור למסמך בקלות על ידי לחיצה על "העתקת הקישור" בצד ימין למטה, בחלונית השיתוף שפתחתם קודם.

הקישור הוא כתובת למסמך עצמו. הכתובת אמורה להיות אורה עם הרבה תווים, לדוגמה:

לאחר העתקת הקישור ניתן להדביק אותו על ידי לחיצה על CTRL + V או קליק ימני עם העכבר ולחיצה על "הדבק" בכל הודעה שתרצו לשלוח למשתתפים, למשל במייל, טלגרם או דרך ווטסאפ ווב.

אם הגדרתם את המסמך ככזה שמשותף רק למי שהגדרתם באופן ספציפי, אז אם אדם אחר ינסה להיכנס עם הקישור למסמך הוא לא יוכל לעשות זאת. במקרה הזה הוא יוכל לבקש מכם אישור לשיתוף ותראו את הבקשה בתיבת המייל שלכם.

3. אפשרויות הצפייה במסמך גוגל דוקס

כעת, לאחר שיצרתם את המסמך שעליו תרצו שהתמלול יופיע יש לכם שלוש אפשרויות עיקריות לצפייה.

3.1      צפייה על גבי מסך הטלפון

אפשרות זו תהיה טובה במיוחד כאשר אתם לא נמצאים בבית. במקרים בהם לא תרצו להיסחב עם מחשב למקום האירוע, או שלא יהיה מתאים או אפשרי להשתמש מחשב נייד.

הדבר היחיד שאתם צריכים לעשות הוא לפתוח את המסמך דרך הטלפון הנייד. ניתן להוריד את אפליקציית גוגל דרייב לטלפון הנייד, או לפתוח את המסמך על ידי לחיצה על קישור המסמך ששלחתם לשותפים.

בשתי האפשרויות אתם תגיעו למסמך גוגל דוקס שניתן לצפות בו בטלפון. הדבר ייראה כך:

אם יצרת את המסמך או שהוגדרת כך שבאפשרותך לערוך את המסמך יופיע הסימון הכחול בצד שמאל למטה של העיפרון. לחיצה על העיפרון תפתח בפניך את האפשרות לערוך את המסמך דרך הטלפון. אם ברצונך רק לצפות במסמך אז אין צורך ללחוץ עליו.

3.2      צפייה על גבי מסך מחשב אחד

אפשרות זו מאוד נפוצה, ומאפשרת מעקב אחר המסמך בצורה נוחה דרך המחשב ובמקביל מעקב אחר הקורה בפגישה אותה מנגישים, למשל פגישת זום. הדבר ייראה כך:

לפני השימוש באופציה זו חשוב לתרגל הקטנת חלון התמלול והצמדתו לצד ימין. ברגע שהצמדתם את חלון גוגל דוקס לצד ימין המחשב "ישאל" אתכם איזה חלון תרצו להצמיד לצד שמאל באופן אוטומטי. הדבר ייראה כך:

כעת עליכם ללחוץ קליק ימני עם העכבר על חלון הזום, וכך החלונות יופיעו זה לצד זה.

ניתן לשנות את היחס בין שני החלונות הפתוחים על ידי לחיצה על הקו האמצעי בין החלונות וגרירתו לאחד הצדדים. כך:

3.3       צפייה על גבי מסך מחשב נפרד

במידה ואתם משתמשים בשני צגים מחשב, או בצג מחשב נוסף המחובר למחשב נייד ניתן להשתמש באפשרות זו.

באפשרות זו נגרור את חלון התמלול למסך נפרד ואז נצפה בכל חלון בגודל מלא, על כל צג. הדבר ייראה כך:

אפשרות זו היא האפשרות הטובה ביותר לצפייה מיטבית בפגישת הזום ולצפייה מיטבית בתמלול.

4. יתרונות וחסרונות לתמלול בגוגל דוקס

יתרונות:

  • האחריות היא שלך. בין אם הפגישה פרונטלית ובין אם בזום יכולה להיות לך שליטה על אפשרויות התמלול. יש לך את האפשרות להחליט מי יהיה המתמלל, להעביר לו או לה קישור. ואפילו להחליט בעצמך על גודל הכתב של התמלול.
  • ניתן לשתף בקלות את מי שתרצו בתמלול, גם אם הם לא נמצאים בפגישת הזום או במקום האירוע.
  • המסמך נשמר באופן אוטומטית במקום בו יצרת אותו. ניתן להוריד אותו לאחר מכן למחשב, לשלוח כקובץ מייל, או לשתף כמסמך גוגל דוקס.
  • ניתן לשלב צילומי מסך של המצגת תוך כדי התמלול עצמו.

חסרונות:

  • התמלול נצפה במסך נפרד למסך הזום.
  • דורש היערכות טכנית שלך או של המתמלל מראש.
  • לא נגלל בצורה אוטומטית ומצריך אקטיביות מצדך במהלך התמלול כדי לצפות בהמשך התמלול.

5. מה הבעיות שיכולות לעלות בתמלול בגוגל דוקס? ומה הפתרונות?

כמו בשימוש בכל טכנולוגיה, ברגע האמת משהו יכול לקרות. גם אם עשינו את הכל "כמו שצריך". הבעיות שיכולות לקרות והפתרונות:

בעיהפתרון
למתמלל אין את הקישור הנכון למסמך או שהוא לא שותף עריכה ואני לא יודע איך משתפים את המסמך.ארבע פתרונות: ללחוץ על שיתוף, ולהוסיף את כתובת המייל של המתמלל ולחיצה על שיתוף בחלונית השיתוף.אם תוכן המסמך לא רגיש, ללחוץ שיתוף והגדרת המסמך כך שכל מי שקיבל את הקישור יוכל לפתוח את המסמך.בקשה מהמתמלל ללחוץ על "בקשת שיתוף" בחלון שנפתח לו. פתיחת ההודעה במייל שלך ולעקוב אחר הוראות השיתוף שם.אם שלושת הפתרונות הראשונים לא עובדים, ניתן לבקש מהמתמלל לפתוח מסמך חדש ולשתף אתכם בו.
חשבתי שאוכל להסתדר עם התמלול בטלפון אבל אני לא מצליחה לפתוח את האפליקציה או שהגלילה לא עובדת לי.ניתן לבקש מהמתמלל לתמלל ישירות בתוך הזום בהודעה פרטית אליך. באפשרות הזו התמלול יופיע שורה אחרי שורה כשהמתמלל ישלח אליך את ההודעה.
הכתב קטן מידי ואני לא מצליח לקרוא את התמלול.אפשר להגדיל את גודל הכתב בעצמך או לבקש מהמתמלל להגדיל אותו.
אני חייב לדבר עם המתמלל על משהו אבל הוא לא עונה לי בהודעות בטלפון.אם יש לך הרשאת עריכה למסמך, אז יש לך אפשרות לכתוב למתמלל הודעה ממש על גבי התמלול. במידה ואנשים נוספים צופים במסמך זה עלול להפריע, אך במצבים קריטיים ניתן כך להסב את תשומת המתמלל באופן ברור ובולט.
אני בתוך המסמך אבל אני לא רואה את התמלול והמתמלל אומר לי שהוא מתמלל במסמך.יכול להיות שהמיקום שלך במסמך הוא בתחילת המסמך בעוד המתמלל מתמלל בסוף המסמך. ניתן לגלול עם העכבר או על ידי לחיצה על המקש למטה במקלדת ולהגיע לסוף המסמך בו התמלול אמור להופיע.

הפתרון הטוב ביותר לתקלות הוא להתכונן אליהן מראש. על ידי הכנה טובה, בקשה מהמתמלל להיות זמין בטלפון להודעות, והתנסות משותפת מבעוד מועד.

6. למה הכי חשוב לשים לב בתמלול בגוגל דרייב?

קודם כל, מאוד חשוב לשים לב שהכל מוגדר ומוכן כמו שצריך. זה אומר, לפתוח מסמך גוגל דוקס מראש, להחליט עם מי ואיך לשתף את המסמך. להתנסות באפשרויות הצפייה השונות ולהחליט על דרך הצפייה. וכמובן להיערך לאופציית גיבוי על ידי תמלול בצ'ט של הזום.

בכל אופציה שתבחרו זכרו כי יש לשאול את המתמלל האם יש לו ניסיון בתמלול בזמן אמת בזום. לתמלול זה כלים טכניים ומיומנות שונה מכל תמלול אחר.

בצוות שלנו מתמללים מיומנים המתמחים בתמלול בזמן אמת בזום לכל מטרה.

פנו עוד היום לקבל הצעת מחיר משתלמת במיוחד.

בואו נדבר

אחרי שתשאירו פרטים אתקשר עוד היום כדי להבין את הצרכים שלכם בצורה הטובה ביותר.

מעדיפים לקבוע איתי שיחת ייעוץ בחינם על אפשרויות התמלול? בשמחה!

בואו נדבר

אחרי שתשאירו פרטים אתקשר עוד היום כדי להבין את הצרכים שלכם בצורה הטובה ביותר.

מעדיפים לקבוע איתי שיחת ייעוץ בחינם על אפשרויות התמלול? בשמחה!

תודה רבה על השארת הפרטים,
זה לא מובן מאליו

ברגעים אלה ההודעה שלך נשלחת אליי – כשאקבל אותה אצור קשר, אשאל כמה שאלות נוספות שיעזרו לי להבין את הצרכים שלך באופן מדויק ולשלוח לך הצעת מחיר משתלמת.
בברכת המשך יום מקסים,
טל חי-עם